De fleste af os har mere vil gerne vil (eller føler vi skal) gøre, end der er tid i kalenderen. For at få “styr” på, hvordan du kan prioritere din tid og energi – istedet for at blive overvældet af “alt det jeg kunne / skulle gøre” kan du bruge følgende model – trin for trin:
1) Lav en liste med alle de ting og opgaver du kunne / skulle / burde / gerne ville gøre
2) Plot alle dine opgaver / “things to do” ind i en matrice, hvor den vandrette akse er HASTER <-> HASTER IKKE og den lodrette akse VIGTIGT <-> IKKE VIGTIGT.
Alle de opgaver der er i kassen “Vigtigt, men haster ikke” ender med at blive til noget, der haster hvis du ikke får dem gjort. Det er derfor du ved de er vigtige :-)
Lav nu 4 opgave lister:
A) Ting jeg VIL gøre. På denne liste er kun ting, der er vigtige. Hvis det ikke er vigtigt, så drop det.
B) Ting jeg vil gøre, hvis jeg får tid og energi… Det er “fremtidige ting” – som er mindre vigtige, men som stadig er noget DU SELV gerne vil.
C) DONE: listen, hvor du efterhånden skriver de opgaver / ting, der er løst / gennemført
D) NOT-listen. Det er resten: Dem, du har besluttet dig for ikke at gøre, fordi de ikke er vigtige for DIG. Hvis ikke det er vigtigt – FOR DIG, så må de (evt.) løses af dem, det er vigtigt for.
Nye opgaver SKAL gennem en HASTER/VIGTIGT vurdering før de kan komme enten på A-listen eller B-listen. Hvis de ikke kan det, så lander de på NOT-listen.
Det er KUN A-listen (og det at sortere / prioritere og vedligeholde listerne) du skal bruge tid på. Resten er ting, livet er for kort til – også selvom andre måske synes at det er vældig vigtigt. Hvis de synes det kan de jo passende sætte det på deres egne lister.
Brug så noget krudt på at prioritere dem. Og der kan KUN være én nr. 1, én nr. 2 osv.
Så bruger du dit krudt på de øverste: og altid i prioriteret rækkefølge: hvis det kan lade sig gøre at gøre noget ved 1), så er det der du bruger krudtet. hvis den er løst (eller du ikke kan komme videre for eksempel fordi du venter på nogen eller noget), så bruger du krudt på nr. 2 . osv
Det aller-aller-ALLER-vigtigste at huske er, at hvis du bruger for lidt tid og energi i øverste venstre hjørne – vigtigt, men haster ikke endnu – så vil du konsekvent blive jagtet rundt i øverste højre hjørne af alt det, der hele tiden har været vigtigt, og nu pludseligt HASTER.
Kloge mennesker prøver også at korrigere for det faktum at universet har det med at forlange ting af dig du ikke havde forudset fordi du ikke kunne forudse det. Det er ofte ting der meget hurtigt går fra “ikke-på-radaren” til “Haster-Vigtigt”. Derfor er det fornuftigt at planlægge 60-80% af din tid på “vigtigt men haster ikke”, og så aktivt planlægge frie rum eller luft-huller i din kalender til det pludseligt hastende. Når det ikke ankommer så husk at bruge tiden på OGSÅ at pleje dig selv og gøre dét, der lader dig op, så du er klar når “lorten rammer ventilatoren”
Det er kun mig der sender dig en besked og ingen andre.